Für kleine Unternehmen, Startups und Selbständige bieten Lösungen aus der Cloud diverse Vorteile. Das gilt auch für Anwendungen im Bereich Buchhaltung und Administration - kurz "Business Software".
Gute Business Software aus der Cloud bietet verschiedene Vorteile für Unternehmen. Sie hilft der Zielgruppe Kunden-Rechnungen zu erstellen, Lieferanten-Rechnungen zu erfassen und Zahlungen aufzugeben, MWST-Abrechnungen oder Jahresabschlüsse effizient und einfach zu erstellen. Neben diesen Kernfunktionen gibt es weitere nützliche Anwendungen wie Lagerverwaltung, Produktverwaltung, Projekte und Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und e-Banking. Und das alles flexibel und ortsungebunden ohne sich über Updates und Backups Gedanken zu machen. Die Entscheidung, welche Lösung gewählt werden soll, ist nicht immer einfach und hängt von den individuellen Bedürfnissen des Nutzers ab. Es gibt viele Anbieter und ihre Produkte unterscheiden sich teilweise stark in ihrer Funktionalität.
Grundsätzlich lassen sich aktuell drei Gruppen von Buchhaltungs-Lösungen aus der Cloud unterscheiden:
1. Tools zur Vorerfassung
2. All-in-One Produkte
3. Outsourcing-Lösungen
Tools zur Vorerfassung
Damit lassen sich nicht nur Kunden-Rechnungen, sondern auch bereits Offerten ausarbeiten, die kostengünstig ganz ohne Ausdruck und Briefporto elektronisch versendet werden können. Eine integrierte Kunden- und Produktverwaltung vereinfacht die Rechnungsstellung. Alle für eine Rechnung benötigten Komponenten lassen sich intuitiv selbst zusammenstellen. Akzeptierte Offerten können direkt mit wenigen Klicks in Auftragsbestätigungen und Rechnungen umgewandelt werden. Wiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen werden automatisch erstellt. Normalerweise werden alle gängigen Bezahlformen unterstützt, einschliesslich dem orangen Einzahlungsschein (ESR).
Lieferanten-Rechnungen können ebenfalls erfasst und bezahlt werden. Gewisse Systeme unterstützen eine automatische Texterkennung und haben einen Genehmigungsprozess integriert. Damit wird sichergestellt, dass nur ordnungsmässig genehmigte Lieferanten-Rechnung der Bezahlung zugeführt werden.
Wenn die e-Banking Schnittstelle aktiviert wurde lassen sich Banktransaktionen mit abgleichen. Der Datenaustausch erfolgt entweder über eine direkte Schnittstelle zur Bank automatisch oder indem ein Datentransfer in einem vorgegebenen Dateiformat (z.B. CAMT, PAIN, etc.) ermöglicht wird. Vorteil: Die doppelte Erfassung in Buchhaltung und e-Banking entfällt was zu einer effizienteren Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Treuhänder führt. Für die anschliessende Synchronisation der Buchungsdaten mit der eigenen Finanzbuchhaltung werden entweder weitere Tools oder eine Weiterleitung der Daten an einen entsprechenden Dienstleister benötigt.
Beispiele: AbaNinja, Small invoice (SmartBusiness)
All-in-One Produkte
Mit diesen Produkten können nicht nur die Funktionen der Vorerfassung abgewickelt, sondern auch viele weitere Aufgaben der Buchhaltung miterledigt werden. Zudem verfügt das Tool über Funktionen, welche die Arbeitsorganisation und die internen Unternehmensabläufe erleichtern. Sie bietet verschiedene zusätzliche Funktionen (Berichte und Auswertungen wie MWST, Bilanz, ER, Lagerverwaltung, Projektverwaltung, Lohnbuchhaltung, etc.). All in One Lösungen enthalten eine vollwertige Buchhaltungs-Software und ermöglichen im Idealfall den automatischen Bankkontoabgleich. Belege können mit einer Smartphone-App auch unterwegs eingescannt werden und stehen anschliessend direkt zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Grundsätzlich ist der Anwender (Unternehmer) hier für die komplette Buchhaltung selbst zuständig, trägt aber auch das Risiko selbst. Er kann auf einen Online-Support zugreifen und der Treuhänder geniesst kostenlosen Zugriff auf die Daten. Dadurch benötigt der Treuhänder keine zusätzliche Infrastruktur und kann seine Arbeiten direkt in der Cloud erledigen. Idealerweise wird dem Treuhänder eine eigenständige Plattform in der Cloud-Lösung mit angeboten, welche ihm die Verwaltung sämtlicher Mandate erleichtert.
Outsourcing-Lösungen
Bei diesen Angeboten werden die Verbuchungsarbeiten und weitere Dienstleistungen eines klassischen Treuhänders gleich mit übernommen. Das Unternehmen erstellt seine Offerten und Rechnungen komfortabel auf der Online-Plattform. Der Cloud-Dienstleister übernimmt die tagtägliche Buchungsarbeit, prüft sie auf Richtigkeit und konzentriert sich darauf, die Prozesse für das Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten. Die offenen Posten werden laufend kontrolliert und mit dem Unternehmen abgestimmt. So erhält das Unternehmen eine laufend nachgeführte Buchhaltung, ohne jemals selbst einen Beleg in der Buchhaltung selbst erfassen zu haben. Er muss nur noch seine Kunden- und Lieferantenrechnungen sowie Spesenabrechnungen über ein Portal freigeben. Der Ablauf ist einfach: Alle Belege werden per Email, Post oder Postumleitung direkt an den Dienstleister gesendet oder direkt auf der Plattform hochgeladen. Dort werden sämtliche Belege für die weitere Verarbeitung aufbereitet und mit digitalen Informationen angereichert. Anschliessend werden die Belege kontiert und verbucht (meist semiautomatisiert mit Unterstützung einer Robo-Accounting-Software). Finanzfachleute kontrollieren laufend die Arbeit. Dokumente und Belege stehen jederzeit auf der Plattform zu Verfügung und werden GeBüv-konform elektronisch archiviert. Nebst der termingerechten MWST-Abrechnung können weitere Dienstleistungen wie der individuelle Abschluss oder die Steuererklärung vom Dienstleister erstellt werden. Für alle Buchhaltungsfragen stehen bei Bedarf persönliche Ansprechpartner zu Verfügung. Dadurch werden Leerläufe und Fehler deutlich reduziert. Die Preisgestaltung ist nicht mit All-in-one Produkten vergleichbar, weil ein grosser Anteil an Dienstleistungen mit im Paket enthalten sind.
Beispiele: Run my Accounts, Accounto
Brauchst du noch weitere Informationen
Eine individuelle Beurteilung ist immer das Beste - Unter Kontakt wird dir geholfen. Denn es gilt "one solution does not fit all".